Dans toute entreprise organisée, les archives ont un cycle de vie qui leur est particulier. Ce cycle comporte quatre phases principales, à savoir : l’identification et l’authentification, le stockage, la conservation et la consultation, la destruction ou le classement final. Le bon déroulement desdites phases permet à l’entreprise de suivre l’évolution des archives, qu’elles soient intermédiaires ou définitives.
Les archives sont identifiées
Lorsqu’un document a été utilisé par l’entreprise et prêt à être archivée, il est d’abord identifié. Cette identification aide la société à définir les techniques de conservation des documents en fonction de l’usage qui sera fait de l’archive. Une autre phase intervient aussi : l’authentification. Elle a pour rôle de vérifier la provenance du document afin de déterminer si la future archive est authentique.
Les archives sont stockées
Après leur identification et leur authentification, les archives sont stockées. Il s’agit ici de poser les archives dans un endroit sécurisé et capable de les maintenir dans un très bon état. Généralement, les lieux choisis par les entreprises d’archivage sont les entrepôts. Ensuite, différentes normes sont respectées en matière de protection contre les incendies, d’humidité ou encore de température.
Les archives sont conservées
Une fois les archives stockées, la phase de conservation prend forme avec la mise en place d’un plan de gestion des archives. La sécurité est alors renforcée de sorte à permettre à tous ceux qui y ont droit de consulter les archives au moment voulu.
Les archives sont classées
Lorsqu’elles doivent servir plus tard, les archives sont classées. Par exemple, pour certains documents, la loi requiert des années de conservation. La société d’archivage établit alors un plan de classement des archives en accord avec le client. Quand elles ne vont plus servir, les archives sont détruites. Toutefois, ce processus demande maintes exigences.
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